OneDrive och versionshistorik

Jag använder OneDrive kopplat till ett universitets-konto på 50 GB sedan drygt 2 år tillbaka.
Igår var jag tvungen att rensa hela kalaset då jag hade tagit upp ca 49 GB av mitt utrymme.

Det är främst dokument (Word, PowerPoint & Excel) jag arbetar i.

Medan jag satt där och rensade kunde jag inte riktigt få ihop siffrorna gällande hur stora dokumenten var och hur mycket plats som användes på min OneDrive.

Jag arbetar ofta i ett större typ av dokument som slår ihop flera mindre och tittade på alternativet "versionshistorik" på dessa dokument. Där märkte jag att OneDrive/word sparar en gammal version (och hela dess storlek) på ett sätt som tar upp utrymme.

Min lösning på det hela blev att flytta över alla dokument från mitt universitets-konto, till min privata OneDrive och sedan tillbaks igen.

Utrymmet som användes krympte från 49 GB till 5,3 GB.

Av den anledningen tyckte jag dels att detta är värt att sprida till andra, så att ni slipper köpa till extra utrymme i onödan. Detta gäller främst dokument alltså, bilder sparar inte versionshistorik på samma sätt.

Det finns ett alternativ i OneDrive (om det är kopplat till ett skol- eller arbetskonto) att manuellt sitta och radera varenda version i versionshistoriken. För mig då, som ägde runt 4K olika filer, var detta inte aktuellt att sitta och manuellt radera. Utan det mest smidiga var att flytta över dem mellan två konton.

På mitt privata konto däremot finns ingen möjlighet att radera versionshistorik på något sätt. Även där arbetar jag återkommande i samma Word-dokument som jag fyller på flera gånger i veckan och som sparas i nya versioner (som tar upp lika mycket utrymme som deras tidigare original). Alltså kan samma Word-dokument ta upp 1 GB utrymme första gången du skapar det, om du öppnar samma dokument igen och fortsätter skriva på det kommer det skapas en versionshistorik på din förra version som tar upp 100 MB utrymme + att din nya version som du nu sparar tar upp 100 MB utrymme + det du lade till. Det klättrar snabbt och plötsligt finns där 20-30 (100 MB x 30 alltså) versioner sparade för varje gång du öppnat och jobbat i samma dokument.

Jag har frågat ChatGTP och suttit och letat mycket i min personliga OneDrive samt Word, men hittar där inget sätt att radera versionshistorik på.

Jag skulle såklart kunna sitta och flytta över saker från den privata OneDriven till skolkontot för att lösa även detta problem, men om det finns några datorkunniga som vet ett annat sätt att kunna rensa versionshistoriken mer regelbundet på (och direkt) så tar jag tacksamt emot era tips.

Jag hoppas även att min upptäckt kan hjälpa fler att få tillbaka extremt mycket utrymme i sina OneDrives (jag fick ju tillbaka 85% genom att göra detta, vilket känns lite sjukt och nästan lite scammigt då OneDrive inte på något sätt indikerar eller ger alternativet att frigöra utrymme genom att rensa versionshistoriken i dina dokument).

Tankar kring detta?

Fast man har väl inte samma djupgående versionshistorik på privata konton?

Jo, det ser onekligen ut så:

https://imgur.com/a/udWGjxp

Visst man har versionshistorik. Men som jag skrev, den är väl inte lika djupgående. Färre sparade versioner längre tillbaka i tiden exempelvis.

Okej! Förstår hur du tänker.

Detta dokument skapades 2024-10-29 och har 34 versioner sparade på min privata OneDrive. Jag får inte med alla på bild, då man får scrolla en bit. Men de som kom med på bild adderas till ett utrymme om 4386 kB.

Filen i sig är egentligen 384 kB stor (om jag fattat det hela rätt).

Men jag reserverar mig för att jag inte riktigt begriper mig på detta till 100%, men ser inte att det skulle finnas en tunnare versionshistorik på dessa privata filer jämfört med universitets-kontot. Dock svårt att jämföra nu, då jag rensat bort precis alla tidigare versioner från samtliga filer på skolkontot.

Du menar väl inte att du skapar Word-dokument i 100MB-klassen? Gång-på-gång? Har du fullt med bilder och filmer i dem?

Nåt annat jag tänkte på, är det online-versioner av Office, eller fristående? Kan tänka mig att de mycket väl kan spara historik i web-varianten, och isåfall är det ett Office-problem. Om vi antar att du endast jobbar med fristående office, så kan jag tänka mig att det är en Onedrive-grej.
Kan ju vara nåt att tänka vid närmare "fel"-sökning.

Jo, ett dokument som jag fortsatt jobbar i dagligen är idag 140 MB stor. Den innehåller många bilder, eftersom det är en kurs om patologi som beskriver hur vävnader och celler ser ut vid sjukdom. Det är typ omöjligt att lära sig eller förstå utan kompletterande bilder till texten (enligt mig).

Jag sparar dem inte medvetet ånyo varje gång. Utan varje gång jag öppnar samma dokument och fortsätter jobba i det så sparas den äldre versionen automatiskt (140 MB) i Onedrive + att den nyaste versionen sparas in på 140 MB + det jag har lagt till när jag arbetat och sparat den (eller om den sparats automatiskt).

Lite osäker på vad du menar med online-versioner av Office. Office-appen körs på datorn, den är inloggad på ett skolkonto och filen sparas i mappen OneDrive på datorn + att den sparas i själva OneDrive på webben som en fil.

Lite bilder på hur det ser ut: https://imgur.com/a/TANJNMT

Ser ut som "riktiga" programmet. Det jag menar med online, är att den finns i webläsaren. Sitter hemma så jag kan inte kolla om det ser likadant ut som din screenshot eller ej, men jag tycker inte det ser ut så.

Jag undrar också lite smått vart dessa versioner rent praktiskt sparas i katalogstrukturen. Har inte sett nåt som skulle ge en antydan till nåt... Kanske nån Sharepoint/onedrive-hybrid...
Versionsnumren känner jag iaf igen från jobbet.

Skulle säga att det är onedrive/sharepoint som är "boven" i dramat. Inbyggt där i finns möjlighet till historik.
Detta är nåt som ställs in av en admin. Det man KAN göra är tydligen att högerklicka i nån "version history"-fönster, då ska man kunna radera sparade versioner manuellt.
Leta även efter "Storage Sense" där man kanske kan finjustera alternativ.